انبار داری

مقدمه:

چون در هر انبارگرداني بايد دستورالعمل كتبي از طرف مسئولين شركت تهيه ودر اختيار پرسنل مستول انبارگرداني قرار داده شوند لذا نكات عمده اي كه بايد در تهيه دستورالعمل انبار گرداني مورد توجه قرار گيرد به شرح زير توسط ان شركت تهيه مي گردد.بديهي است مسئولين شركت برحسب مورد"ساير مسايلي را كه در انبار گرداني لازم تشخيص مي دهند در دستورالعمل صادره منظور خواهد نمود.

 

اهميت انبار:

انبار به دلايل متفاوتي براي موسسات ومراكز تجاري –صنعتي از اهميت خاصي برخوردارميباشدكه اهم آن ها عبارتند از:

1)ارزش بالاي سرمايه در گردش شركت كه بصورت كالادر انبار نگهداري مي شود(گاها تا 60%سرمايه در گردش)

2)ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخش هايي نظير توليد يا تعمير ونگهداري وقفه در توليد بعلت نرسيدن نيازمنيها.

3)ارتباط نزديك انبار با بخش برنامه ريزي مواد به نحوي كه ضربه هاي حاصله در اثر كمبود محصول يا مواد را خنثي نمايدو حكم ضربه گير را در سازمان داشته باشد.

انبار هاراازدوجهت مي توان مورد بررسي قرار داد يكي از لحاظ فيزيكي نظيرمحل انبار"نوع قفسه بندي ها "محل كار در انبار"نور"ايمني ووسايل حفاظت كالاها ووسايل حمل ونقل و….وديگري سيستم اطلاعاتي انبار كه به طرح وگردش فرم ها به نحوي كه اطلاعات به بخش هاي مختلف كارخانه يا موسسه به موقع وبه مقدارلازم برسدوبه كنترل هاي لازم در رابطه باكالاها بحث مي نمايد.

 

تعريف انبار:

 

بطور كلي انبار محل وفضايي است كه يك يا چند نوع كالاهاي بازرگاني صنعتي يا مواد اوليه يا فراورده هاي مختلف در آن نگهداري مي شود يا مي توان گفت:محل وفضايي است كه در آن مواد اوليه براي ساخت محصولات "كالاهاي نيمه ساخته (كالاهاي در جريان ساخت)"محصول ساخته شده "مواد لازم مصرفي"قطعات يدكي ماشين آلات "ابزار الات واجناس اسقاط نگهداري مي شودآن هم بر اساس سيستم صحيح طبقه بندي.

 

جايگاه انبار:

 

سازماندهي سازمان هاي مختلف بنا برنيازهاي آن ها متفاوت است .گاه در بعضي ازموسسات انبار مستقيما زير نظر مديرعاملقرار داردوتحت نظرمديرعامل انبارنيز انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد "قطعات"محصولات "ضايعاتو…قراردارد.درسازمان هاي دولتي وغيرانتفاعيمعمولاواحدانبار تحت نظر تداركات ويا كارپردازي كه خود نيز يكي از واحد هاي تابعهامور اداري است انجام وظيفه مي نمايد.

*انبارداري عبارت است از :كليه فعاليت هاي مربوط به تهيه و نگهداري وتحويل مواد واقلام مورد نياز سازمان در زمان مناسب ومديريت انبارداري نيز برنامه ريزي وسازمان دهي و هماهنگي وهدايت وكنترل عمليات انبار داري است

 

وظايف انبارها را مي توان به شرح زير بازگو كرد:

1)برنامه ريزي ومراقبت جهت حفظ مقدار موجودي هر يك از اقلام كالاهاي مورد نياز سازمان در حد مطلوب خود.

2)همكاري ومساعدت در خريد وتامين وتهيه كالاها وكنترل و دريافت كالاهاي خريداري شده.

3)نگهداري كالادر انبار به نحو صحيح وتسريع در امر تحويل با رعايت مقررات ودستورالعمل هاي سازمان اجراي وظايف فوق مطابق با اصول وضوابط صحيح انبارداري"موجبات تسريع در انجام امور سازمان وتوليد بي وقفه و مرغوب و صرفه جويي وكاهش هزينه هاي توليد را موجب شده وبنيه مالي شركت (سازمان)را تقويت مي نمايد اجراي قوانين ودستورالعمل هاي سازمان در كليه امور خصوصا انبارداري كه جنبه مالي دارد لازم الاجرا است.

 

انواع انبارها:

 

انبارها از نظر فرم ساختماني به سه صورت زير مي باشد:

1)انبارهاي پوشيده:

كه از تمام اطراف بسته است وداراي سقف ووسايل ايمني كامل مي باشد و اهميت آن به دليل كالايي است كه در آن نگهداري مي شود.

2)انبارهاي سرپوشيده :

اين انبار داراي سقف بوده ولي چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبي است.اين نوع انبارها كالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ مي نمايد.

3-انبارهاي باز يا محوطه:

اين انبار به صورت محوطه بوده وجهت نگهداري ماشين آلات ولوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد.

انواع موجو دي هاي انبارها:

 

1)مواد اوليه:

 

براي ساخت محصولات بايد مواد خامي وجود داسته باشد كه از ان به عنوان مواد اوليه ياد مي شود.

البته مواداوليه ممكن است مواد خام وطبيعي نباشدبلكه محصول ساخته شده در يك كارخانه ديگر باشد .

2)كالاي نيمه ساخته(كالاي در جريان ساخت):

كه شامل بهاي ناقص دستمزد ومواد و هزينه هاي سر بار ساخت مي باشد.

3)كالاهاي ساخته شده:

كالاهاي آماده براي فروش يا توزيعي هستند كه ممكن است تهيه شده يا ساخته شده باشند.

4)اجناس خريداري شده جهت فروش:

كه در موسسات تجاري وتوزيع كننده اين نوع موجودي بيشتر به چشم مي خورد.

5)مواد ولوازم مصرفي:

كه در توليد غير مستقيم موثرند مثل گريس "روغن"….

6)قطعات يدكي ماشين آلات:

كه جهت تعمير ماشين آلات ودستگاهها به كار مي روند.

7)ابزار الات:

كه ابزار كارگاهها براي توليد محصول مي باشد.

8)اجناس اسقاطي:

اجناسي هستند كه مستهلك شده وغير قابل استفاده اند ومعمولابه مزايده گذاشته مي شوند يا مورد تعمير مجدد قرار مي گيرند.

 

سيستم انبارداري ومزيت هاي آن:

سيستم مجموعه اي از اجزاءوعناصري است كه با هم داراي ارتباط متقابلي مي باشند وهرسيستمي داراي هدف است وغالبا فرايندي غير از فرايند حاصل جمع فرايند هاي اجزاءخود دارد.

وجود اين كليت جدا با ويزگي هاي خاص خود در امور انبارداري مزاياي زيادي را عايد ما مي سازد كه اهم اين وظايف عبارتند از:

1)شتاسايي كالاهاي موجود در انبار به نحوي آسانتر ودسترسي راحت تر به كالاها بخصوص در موسسات باحجم موجودي هاي زياد ومتنوع.

2)تشكيل فايل هاي اطلاعاتي دقيق تر در بخش هاي مختلف وتسريع در امرارسال آمارواطلاعات تصميم گيري هاي مديريت.

3)دادن اطلاعات دقيق وصحيح به ساير بخش هاي موسسه وارتباط سيستماتيك ومنظم اطلاعات ميان آنها.

4)رفع اشكال ناشي از اتكاءسيستم وموسسه به افراد معين در صورتيكه فردمعين در صورتيكه فرد جديدي مسئوليت انجام بخشي از فعاليت هاي سيستم را برعهده گيرددراسرع وقت ازچهارچوب فعاليت ها وروابط سيستم اطلاع حاصل نمايد.

5)ايجاد اطمينان خاطر درمديريت ومسئولين بخش هادرصورت وجودسيستم منظم وتصميم گيري بجا وبه موقع بر اطلاعات صحيح وكافي.

6)ايجاد كنترل هاي دقيق در سيستم ازطريق كنترل دائمي وادواري موجودي هاي انبار وبررسي ورفع مغايرت احتمالي.

7)كاهش هزينه هاي مصرف بدون مواديا سهل انگاري در مصرف وحفظ مواد "رفت وآمدهاي زايد وپيش بيني هاي غلط بعلت نداشتن اطلاعات صحيح وبموقع هزينه هاي ديگر.

8)پايه واساس جهت سيستم حسابداري صنعتي ميگردداگر سيستم نگهداري وثبت ميزان رسيده وموادصحيح تعبيه شود.

9)تاثير روحي ناشي از وجود نظم و آگاهي مسئولين از ميزان دقيق موجودي ها و كاهش يا حذف احتمال سوءاستفاده توسط متصديان يا انبارداران ومديران ورئيس انبارها.

اگر سيستم مناسبي را نتوان تدارك ديدوبه انبارها توجه كافي ننمودمشكلاتي گريبان گيرما مي شودكه اهم انها عبارتند از:

-كمبود فضا"چرا كه كالاها خوب چيده نشده ومحلي متناسب با مقدارواندازه كالاها قبلا در نظر گرفته نشده است.

-جابجايي اضافي ناشي از عدم وجود نظم واتلاف وقت پرسنل انبار ها ومصرف كنندگان وصدمه ديدن كالاها.

-تلف شدن وقت پرسنل وتجهيزات وسردرگمي هاي حين كار وكاهش راندمان كاري مسئول انبار"راننده تجهيزات"كارگر توليد"سركارگر"مدير توليدوياحتي مديران رده هاي بالاتر سازمان.

-وابستگي سازمان به شخص واتلاف وقت درمواقع انبارگرداني (موجودي برداري)بعلت نامرتب بودن انبارها.

-صنايع شدن مواد ومحصولات "بعلت عدم توجه به مسايل ايمني "نحوهئ استقرار كالا"حمل ونقل ان و نيز مشخصات ويزه كالا كه حتي ميتواند بروز خسارت مادي وجاني براي موسسه شود.

وظايف انباردار:

1)تحويل اجناس خريداري شده ومورد نياز سازمان "رسيدگي وبررسي طبق اسناد ومدارك اوليه.

2)صدور برگ درخواست خريد كالا به واحد تداركات داخلي با سفارشات خارجي در صورت عدم وجود موجودي

3)مراقبت ونگهداري كالاها از سرقت"صدمه "ضايعه "حادثه ناشي از طبقه بندي با قفسه بندي يا چيدن اقلام در انبار.

4)پيش بيني"برنامه ريزي وكنترل مواد انبار و انجام انبار گرداني متناسب با نوع شركتوكالاهاي ان وسياست موسسه.

5)تهيه گزارشات لازم در خصوص ضايعات"موجوديها ونظريات اصلاحي وساير گزارشات مورد نياز مديريت.

6)صدور قبض انبار (برگ رسيد جنس به انبار )پس از دريافت كالا وحواله انبار هنگام تحويل دادن كالا به متقاضي وفرم هاي مرجوعي در صورت برگشت كالا وساير فرم هاي مربوط به انبار وثبت صادره ووارده در دفاتر وكارت هاي مربوطه.

7)بايگاني اسناد ومدارك مربوط به انبار وتعبيه يك كارت براي هر يك از اقلام انبار.

انتظارات يك مدير موسسه از سيتم كنترل انبارها:

1)وجود همكاري بين بين واحد هاي مربوط به خريد"دريافت"آزمايش"انباروحسابداري.

2)تمركز يافتن كليه خريد ها در قسمت خريد.

3)به مصرف رساندن مقرون به صرفه مواد وملزومات.

4)انبار كردن تمام مواد و ملزومات به بطرز خاصي كه به نحو دقيق وباسرپرستي كامل حفاظت گردند.

5)تعيين ميزان حداقل وحداكثر موجودي هر جنس به نحوي كه از آن حدود تجاوز يا كاهش ننمايد.

6)انجام عمليات صحيح درمورد صدور اجناس به طوري كه تحويل آن طبق درخواست هاي مصوب در موقع لزوم انجام شود.

مهمترين فوايد سيستم كد گذاري عبارتند از:

1)جلوگيري از نوشتن جملات طويل وتوصيفي وشناسايي كردن ساده ودقيق تر اطلاعات.

2)استاندارد كردن كالاها وكمك به جمع آوري صحيح آمارو اطلاعات آماري ومحاسباتي.

3)ثبت عمليات واردات وصادرات كالاها و نگهداري حساب دقسق موجودي انبار توسط ماشين هاي الكتروني پيشرفته.

4)صدور سفارش خريد به طور ساده ومطمئن ودقيق پيگيري ساده تر امور وسهولت برنامه ريزي وكنترل.

انواع روش هاي كدگذاري:

1)روش ساده تر باروش اعدادترتيبي.

2)روش اعداد گروهي.

3)روش اعشاري ياروش ديوئي.

4)روش حروفي يا الفبايي.

5)روش نيموتيك ياروش استفاده از حروف اول نام كالاها.

6)روش مخفي.

7)روش كدينيگ ويزه.

روش كدينيگ ويزه جهت طراحي وكد كذاري اقلام انبار بنا به نياز موسسه است كه اقدامات زير بايد جهت انجام آن صورت گيرد:

الف-ليست برداري از انواع اقلام موجوددرانبار در حال ودر آينده بدون لزوم ذكر مشخصات دقيق اجناس.

ب-گروه بندي كردن انواع اقلام.

ج-تصميم راجع به تعدادارقام لازم وتخصيص شماره به هرگروه پس از تعيين گروه هاي اصلي وفرعي با رعايت احتياجات آتي.

د-ليست برداري كامل وشماره گذاري اقلام.

ه-تهيه دفتر راهنماي اقلام انبار.

براي دستيابي به شماره يك جنس در دفترچه راهنماي اقلام بايد اقدامات زير را به عمل آورد:

1-تعيين گروه اصلي مربوط به آن جنس.

2-تعيين گروه فرعي آن جنس كه در داخل گروه اصلي قرار دارد.

3-تعيين شمارهكالاهاي مربوطه از داخل گروهاي فرعي .

1/1:مصرف كننده در مواردي كه تصميم به برگشت جنس مي گردد فرم برگشت كالا را در چهار نسخه تهيه وبه همراه كالافرم ها را نيز به انبار مي برد وبعد از تحويل جنس وامضاءفرم هاي بر گشت توسط انبار دار نسخه چهارم آن توسط برگشت دهنده بايگاني مي شود.

در هنگام تحويل دادن به انبار انبار دارموظف است وضعيت سالم يا اسلاحي يا اسقاطي بودن آنرا تعيين كند .

2/1:كالاس سالم كالاي است كه مورد استفاده قرار نگرفته در ستون سالم علامت گذاشته مي شود وبعداز ثبت در كارت هاي انبار در قسمت وارده (مرجوعي)كالادر قفسه خود جايگذاري مي شود.

كالاي اصلاحي كالايي است كه مورد استفاده قرار گرفته ودر موقع تحويل به انبار قابل استفاده مجدد باشد ودر اين حالت كارت جديدي با كد خاص وذكر كلمه مستعمل صادر شده وكالاي برگشتي ذر قسمت وارده آن ثبت مي شود.

اگر كالا به تعمير نياز داشته باشد انبار دار طي فرم گزارش كالاي غير قابل قبول كالاي تعميري را به تداركات مي فرستد وبعداز تعمير كالاي برگشتي را كنترل نموده ونسخه اول گزارش كالاي غير قابل قبول را امضاءو جهت عمليات حسابداري از طريق تداركات به قسمت حسابداري ارسال مي دارد . اجناس تعمير شده در كارت مستعمل مربوطه ثبت شده وكالاي فوق از نظر فيزيكي در قفسه مستعمل آن جنس قرار مي گيرد.كالاي اسقاطي به انبار اسقاطي تحويل داده مي زشود بعداز عمليات برگشت كالا وتكميل فرم هاي آن"انباردار نسخه 1و2فرم را به حسابداري ارسال نموده ونسخه ها را به برگشت دهنده مي دهد و نسخه سوم را بايگاني مي نمايد.

برگ رسيد انبار مستقيم:

برگ رسيد انبار مستقيم در مواردي مورد استفاده است كه جنس به عللي قابل تحويل به انبار نبوده ومستقيما به محل كار ويا استفاده تحويل شود.دلايل آن را به شرح زير مي توان متذكر شد:

1-چون جنس مورد بحث از نظر مصرف كننده ومصرف ارتباطي با انبار ندارد وبلافاصله پس از تحويل مورد مصرف كامل فرد يا واحد مصرف كننده قرار مي گيرد و دليلي براي انبار كردن آن در انبار مركزي وجود ندارد نقش رسيد وحواله انبار را با هم بازي مي كند.

2-برگ رسيد انبار مستقيم از نظر زماني كليه عمليات تحويل "آمار و حسابداري را سادهكرد"وبه حداقل ميرساند.موارد مصرف عمده آن عبارتند از تحويلمصالح ساختماني كه براي طرح يا پروزه بخصوصي درخواست وفقط توسط آن طرح صرف مي شود .يا ارسال اقلامي كه توسط انبارداربه مصرف كننده عينا تحويل مي شود .برگ رسيد انبار رانمي توان در مورد اجناس اموالي مورد استفاده قرار داد حتي اگر مربوط به قسمت خاصي باشد چرا كه در اين حالت از رسيد وحواله استفاده مي شود لذا در مورد استفاده از برگ رسيد انبار مستقيم:قسمت مصرف كننده نقش انباردار مركزي را پيدا مي كند و مسئوليت تحويل ومصرف اقلا را تقبل مي نمايدوانبارداربا تاييد وامضاءآن (رسيد)حق نظارت در عمليات را ايفاءمي نمايد.در موقع ورود جنس با توجه به آئين نامه معاملات واحد توليدي يا خدماتي"انباردار مركزي با نماينده قسمت مصرف كننده كه حكم نمايندگي انبار مركزي راداردبايد كالاها را با نسخه دوم سفارش خريدار سالي از تداركات وبارنامه آورنده مطابقت نمايدودر صورت مطابقت رسيد اقلام غير انباريامستقيم صادر مي شودوامضاي تحويل دهندوفرد مجاز مصرف كننده تكميل مي شود پس كليه رسيد ها ونسخه دوم سفارش خريدبه انبار مركزي ارسال مي شودوبعداز تاييد انبار دارنسخه چهارم آن توسط مصرف كنندهبايگاني مي شود(به فروشنده).اگر اجناس توسط مامور خريد سازمان به عمل آمده باشدوبه محلحمل شده باشددر موقع تحويل وناقص بودن كمي يا كيفي از برگ كالاي غيرقابل قبول استفاده مي شود.اگررسيدمستقيم صادر وبه انبارتحويل داده شدانباردارامضاءمجازوسفارش خريدرابارسيدمستقيم تطبيق مي نمايدوسپس شماره اي به رسيد مي دهد كه به ترتيب ورود مي باشدبعد توزيعنسخه بعمل مي آيديعني يك نسخه درانباربايگاني مي شودويك نسخه به مصرف كننده عودت داده مي شودودو نسخه ديگربه همراه فرم سفارش خريد به تداركات ارسال مي شودكه بعداز بررسي تداركات يك برگ آن به مالي ميرود.

تفاوت هاي موجود مذكورممكن است داراي علت هاي متعددي باشدكه اهم آن هاعبارتند از:

1)اشتباه در انتقال اطلاعات صورتحساب ها به كارت ها.

2)اشتباه در هزينه يابي موادمورددرخواست.

3)عدم ثبت صورت حساب هايا درخواست مواد.

4)هرنوع اشتباه در اثر نرسيدن اطلاعات ورودي وخروجي.

5)ضايعات يا اختلاس.

كنترل كميت:

كنترل كميت جهت حصول اطمينان از گردش عمليات موجودي كالاهاي انبار ازنظروارده صادره وموجودي انبار به عمل مي آيدوهدف از آن تعيين صحت وسقم موجودي كالا ومحاسبه كسر يا اضافه موجودي كالا در انبارهاست وبراي رسيدن به اين هدف پس از ثبت كليه اسناد صادرات وواردات در كارت هاي مربوطه"موجودي كالا را شمارش وبا موجودي كارت ها مقايسه مي شوداين نوع كنترل كمي به طرق مختلفي صورت مي گيردكه اهم آن هاعبارتند از:

الف)كنترل نمونه اي :

در اين روش چند كارت انبار بطور تصادفي استخراج وشمارش وبا موجودي واقعي مقايسه مي شود.

ب)كنترل چند درصد:

در اين روش درصد معيني (10%يا20%يا…)از كالاها با كارت هايشان مورد بررسي ومقايسه قرار مي گيرند.

ج)كنترل 100%ياكل موجودي:

يعني كليه موجودي ها با مقادير كارت هايشان مورد بررسي ومقايسه قرار مي گيرند.

ه)كنترل مواد وكالاهاي خاصي كه شمارش ويا توزيع واندازه گيري آن ها دشوار وپر هزينه است:

در مواردي كه كالاهايي به مقدار زياددر انبارها وجوددارد:يا معمولا در فضاي باز :كنترل وتعييت آن مستلزم دقت وهزينه زياد مي باشد يا اينكه اندازه گيري دقيق آن ها ميسر نباشد معمولا از روش تنظيم وتخمين استفاده مي شود مثلا شمارش تعدادي پيچ از طريق وزن چند تا وتناسب بندي يا شمارش آجرها ازروي تخمين حجم ياوزن كردن شن وماسه يا ما كدام به شكل هندسي درآوردن آن ها وبرآورد وزن وحجم آن مقدور مي باشد .

و)انبارگرداني يا كنترل جامع:

در پايان هر سال مواردي را كه احتمال سوءاستفاده واختلاف حساب مهمي در انبار مشاهده مي شود"جهت كشف اختلاس ورفع اختلاف وتغيين ميزان دقيق موجودي كالاوتنظيم صورت واقعي موجودي اقدام به انبار گرداني مي شود.در اين روش ابتدا كليه موجودي انبار ها بدون توجه به كارت ها صورت برداري نموده وبا اقلام موجود در كارت ها به روز درآمده مفايسه مي شوند و مغايرت گيري مي شوندوصورت مغايرات تهيه مي شود.در صورت مغايرت "اسامي وتعداد وبهاي واحد وكل مبلغ كالاهايي كه كسر موجودي يا اضافه موجودي دارد در دو ستون جداگانه ثبت وبهاي كل كسورات واضافات نيز اضافه مي شود در واقع اين صورت "وضعيت انبارها را از نظر موجودي كالا نشان مي دهد .هيات كنترل انبار يا حسابرسان اين صورت را ضميمه گزارش انبارگرداني نموده وجهت اتخاذ تصميم به مقامات سازمان ارائه مي دهند.

كنترل كيفيت امور انبارها:

كنترل كيفيت يعني بررسي نحوه نگهداري كالا در انبار وميزان كارايي وسيستم ااداره امور انبارها يا مديريت انبارهاو…جنبه هاي مختلف بررسي وكنترل كيفي عبارتند از:

الف)كنترل وسايل نگهداري كالا ها و ساختمان انبار ها:

بدين منظور كارشناسان مربوطه وضعيت انبارها را از لحاظ ساختمان ها وتجهيزات ولوازم نگهداري كالاو…موردبررسي ورسيدگي خود قرارمي دهند.

ب)كنترل استاندارد كالا:

بررسي مشخصات فني وظوابط واستانداردهاي تعيين شده وسوي مقالات صالح وچنانچه كالاي نامطلوب وغير استاندارد در انبار مشاهده مي شود مراتب به مقامات مسئول گزارش مي شود.

ج)كنترل بلا مصرف وزايد :

جهت فروش ياانتقال آن به  قسمت ها وياسازمان هاي محتاج ديگر.

ه)كنترل حدود كالا:

بررسي نقطه سفارش وحداقل وحد مطلوب موجودي ها وعملكرد.

و)كنترل اسناد ومدارك انبارها:

بررسي طرز تهيه وتنظيم اسناد"نحوه ثبت در كارت ها ودفاتر وسيستم بايگاني ونگهداري اسناد.

ز)كنترل تجهيزات ايمني انبارها:

بررسي سيستم هاي اعلام واطفاءحريق ووسايل آتش نشاني وميزان آمادگي كاركنان انبارهادرمبارزه با آتش سوزي وكنترل انبارها از نظر وجود مواد وعوامل آتش زاومنفجره وشيميايي .

ي)كنترل روابط انساني:

به مطالعه وبررسي روابط شغلي كاركنان انبار ازنظرهمكاري وحسن سلوك با يكديگر وهمچنين نحوه برخوردآنان با ارباب رجوع وكساني كه با انبار سرو كار دارند وميزان سرعت عمل راه اندازي كارها و…گويند كنترل روابط انساني از كنترل هاي كيفيت امور است.

شمارش موجودي ها ومزاياي آن:

موجودي ها يكي از اقلام عمده دارائيهاست وارزش موجودي ها در پايان دوره مالي تاثيربه سزاييدر سودوزيان شركت ها دارد .لذادر هردوره مالي ضروريست كه حداقل يك بار تمام موجودي هاي شركت مورد شمارش كامل قرار گيردتا از عدم مغايرت موجودي ها با كارت موجودي انبار وكارت حسابداري انبار اطمينان حاصل نمود موجودي برداري مي تواند دائمي يا مداوم باشد باز هم لازم است تا سالي يك بار انبار گرداني كلي نمود.

انبار گرداني وشمارش موجودي ها داراي مزاياي زير است :

1)حصول اطمينان از ارقام واعدادبكاررقته درصورت هاي مالي "كارت ها ودفاتر واسناد وفرم ها.

2)صحبت عملكرد حسابداران وانباردارها را افزايش مي دهد.

3)جدا شدن يا جداكردن اجناس اسقاط وضايع شده وايجاد نظمي مجدد در كالاها و انبارها.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

منظورازبياده سازى يك سيستم اطلاعاتى انبار:

 بطوركلى منظورازپياده سازى يك سيستم اطلاعاتى انبارايجاديك روش منطقى به منظور اجراى عمليات مرتبط باكالاهاى موجوددرانباروهمچنين اعمال كنترل هاى لارم برروى مراحل مختلف اين عمليات مى باشد.

باتوجه به هدف موسسه,هرسيستم اطلاعاتى انبارازدوديدگاه موردبررسي قرارميگيرد:

1:اجزاى تشكيل دهنده كل اطلاعات انبارموردنظرهستند.

2:تمام فرايندعمليات باتمام اجزاءمورد محاسبه قرارميگيرند.

در ابتدا بايد اين مسئله رادرنظر داشت كه استفاده ازيك سيستم اطلاعاتِي پيشرفته منطبق بايك سيستم محاسبه دستي نمي باشد.به عنوان مثال:

در يك سيستم اطلاعاتي انباركه ازفرم دستي استفاده ميشود,كارت انباروكارت حسابداري انبارهركالاازاصلي ترين عناصراين سيستم هستند,درصورتي كه دريك سيستم پيشرفته

(مكانيزه),اين كارت ها فقط بخشي ازگزارشات سيستم انباراست.واين نكته در كل اجزاءسيستم تاثيرداردودريك سيستم مكانيزه نيازي به كارت هاي انباروحسابداري انبار نيست.

البته ذكر اين نكته ضروري است كه كل سيستم انبارداري برپايه چهارركن اصلي يعني انبار,

مركزمصرف ,كالاهاوبرگه ي رفت وبرگشت كالاهابناشده است.

درعمليات مختلف موسسه,عموما كالاها را توسط برگه هاي ورود,به انبارها وارد مي كنيم وياكالاها را توسط برگه هاي صدور,به قصدتحويل به يك مركز مصرف,ازانبارهاخارج

مي كنيم,

عبارت فوق اصول اوليه عمليات انجام شده درسيستم كنترل انباررا مشخص مي كندومفاهيم اصلي دررابطه باهمين عمليات شناخته مي شوند.

 

 

*انبار:

  انبارها محل وجايگاهي است كه داراي فضاي مشخصي بوده ,كه از آن به منظور نگهداري مواد اوليه براي ساخت محصولات,كالاي نيمه ساخته(درجريان ساخت),كالايساخته شده,موادولوازم مصرفي ,قطعات يدكي ابزارآلات و اجناس خريداري شده بهقصدفروش استفاده مي شود.

مفهوم انبار درمرحله اول چنين به نظرمي آيدكه هدف فقط كنترل كالاهاي فيزيكي موجود در انبار است,درحالي كه يك انبار داراي يك سيستم اطلاعاتي است كه بايد مشخص وتفكيك گرددكه اقدام به اين كار اولين قدم درجهت پياده سازي سيستم انبار مي باشد.بدين منظورانبارهاي مختلف سازمان را تفكيك نموده وهر كدام را به طور مستقل به سيستم معرفي كرد,اين تفكيك ممكن است بر حسب محل فيزيكي انبارها انجام گيردانبار كارخانه,انباريزد,انبار تهران,انبار دفتر مركزي و...تفكيك كردويا ممكن است انبارها رابرحسب ماهيت كالاهايي كه در آن هانگهداري مي شوندتفكيك نمود مثل انبار مواد اوليه,انبار كالاي در جريان ساخت,انبار فروش و...,

تشخيص وتفكيك انبارها با توجه به مواردزير انجام مي گيرد:

1:انبارگرداني انبارها به فرم تفكيك شده ميسرباشد.

2:انبارها از نظر شخص انباردارهر انبارباهم تلاقي نداشته باشند.

3: تحويل كالاها به انبارهابا فرم منطقي انجام گيرد.

اطلاعات هر انبار شامل نام وملاحظات آن مي باشدودر ابتداي بهره برداري از سيستم بايد به  آن معرفي گردد. درتمام عمليات ,اعم از تعريف كالا,تنظيم برگه هاي رفت و برگشت كالاهاواخذ گزارشات ,همواره با مفهوم انبارسروكار خواهيم داشت.هنگام تعريف يك كالاي جديد بايد مشخص نماييم كه به چند انبارويا چه انبارها يي وارد مي شود,ودر هنگام تنظيم برگه هاي ورود وصدور كالا بايد مشخص گردد كه اين برگه مربوط به كدام انبار است ودر بالاخره در هنگام اخذ گزارشات مختلف بايد وضعيت گزارشات در رابطه با انبارها مشخص گردد.مثلا,هنگام اخذ گزارش موجودي بايد مشخص گردد كه اين گزارش از موجودي كالاهاي  يك انبارتهيه مي شوديا ازموجودي كالاهاي تمام انبارها.

*مراكز مصرف:

مراكز مصرف دررابطه بامصرف كالاهاي موجود در انبارها مشخص مي شود .در هنگام تنظيم يك برگه صدور كالا ,بايد تحويل گيرنده كالامشخص باشد,به غبارت ديگر بايدمشخص گردد كه ميزان موجودي كسر شده از انباربايد به حساب بدهكار چه شخص و واحدي واريز گردد. بنابراين تشخيص وتعيين مراكز مصرف بايدبه توجه به ريزترين و جزئي ترين اطلاعات مورد نياز از سيستم انجام گيرد.گزارشات مختلفي از ميزان مصرف اين مراكز,توسط سيستم كنترل انبارقابل تهيه مي باشد,مثل گزارش كالاهاي صادره به مقصد يك مركز مصرف,گزارش ريزو سر جمع مصرف و... همچنين امكان گروه بندي مراكز مصرف جزئي به منظور دريافت گزارشات مصرف عمومي براي هر يك ازاين گروههاي مركز مصرف در سيستم تعبيه شده است. با در نظر گرفتن اين نكات,بايدتوجه داشت كه تعيين مراكز مصرف يك سازمان , يك نقش كليدي در طبقه بندي اطلاعات واخذ گزارشات اساسي مورد نياز در كل نظام مالي سازمان, ايفا مي كند و بايد درتشخيص وتعيين اين مراكز نهايت دقت را به عمل آورد.

در سيستم كنترل انبار حدودا تا 10000 مركز مصرف استفاده مي شود . اطلاعات هر مركز مصرف شامل:نام,شماره حساب,وملاحظات آن مي باشد و در ابتداي بهره برداري از سيستم بايد به آن معرفي گردد.در كليه عمليات مرتبط با صدور كالااز انبار يا برگشت كالا به انبار و اخذ گزارشات مربوطه,همواره با مفهوم مركز مصرف سرو كار خواهيم داشت.در حين تنظيم برگه هاي صدور كالا بايد مشخص گردد كه هر يك از كالاهاي اين برگه به منظور تحويل به كدام مركز مصرف از انبار خارج شده اند.

 در حين اخذ گزارشات صدور يا مصرف كالا بايد وضعيت گزارش در رابطه با مراكز مصرف مشخص گردد.مثلا,در حين اخذ گزارش كالاهاي صادره بايد مشخص گردد كه اين گزارش از كالاهاي تحويل داده شده به يك مركز مصرف تهيه مي شود يا از كالاهاي تحويل داده شده به تمامي مراكز مصرف.

*كالاها

يكي از مهم ترين اهداف يك سيستم اطلاعاتي انبار,ثبت ونگهداري اطلاعات كالاها ,رخدادهاي رفت وبرگشت كالاها ودر نهايت موجودي آنهاست.

واضح است كه هر كالا حتما بايد به صورت ماهيت جداگانه اي به سيستم معرفي گرددودر حين تقسيم بندي كالا بايد از ادغام كالاهاي مشابه و معرفي آن ها به عنوان يك ماهيت واحد جدا پرهيز كرد.

موجودي هركالابه صورت يكذارده بر حسب واحى كالاوهمدنين به صورت موجودي ريالي كالا بدست مي آيد، بنابراين هيچگونه اختلافي ، حداقل از نظر فيزيکي  و مورد مصرف، نبايد بين مقادير مختلف کالائي که به عنوان يک ماهيت واحد به سيستم معرفي شده اند وجود داشته باشد.

اطلاعات توصيف  کننده هر يک از کالا، در سيستم  به چهار گروه  تقسيم مي شوند:

1)      اطلاعات شناسائي کالا شامل نام،کد،شماره فني،توضيح،واحد و شماره حساب حساب کالا

2)      حدهاي بحراني به منظور کنترل موجودي شامل بهينه سفارش،نقطه سفارش،حداقل موجودي و حداکثر موجودي.

3)      روش قيمت گذاري کالاي صادره که از بين  روش هاي  استانداراد، ميانگين FIFOو LIFO انتخاب  مي شود و قيمت واحد کالا در روش استاندارد.

4)اطالاعات مربوط به کنترل فيزيکي و عملياتي  کالا شامل تعلق کالا به انبارها و مکان کالا در هر يک از انبارهاي متعلقه.

در ادامه به توصيف هر يک از گروههاي اطالاعاتي فوق مي پردازيم:

به منظور شناسايي دقيق  کالاهاي موجود در انبار بايد ابتدا نام دقيقي براي آنها انتخاب نمود تا به وسيله اين نام امکان تشخيص يک کالا از ساير کالاها بوجود آيد. اين نام از ديد سيستم يک عبارت کاملا آزاد است که هيچ کنترلي بر روي آن انجام نمي شود و کاملا بدلخواه استفاده کننده قابل تعيين است(اين مسئله در مورد تمام اطالاعات شناسائي کالا يعني نام،کد، شماره فني و توضيح صادق است). تعيين نام کالا ها اگر چه کار لازمي است ولي به هيچ وجه به منظور تشخيص کالاهاي مختلف از يکديگر کافي نمي باشد. بخصوص در سازمانهائي که به علت تنوع زياد کالاها اقدام مشابهي در انبار آنها يافت مي شود،مثل انواع ورق،تسمه،بلبرينگ،پيچ و مهره و غيرهو به منظور پيشگيري از اشتباهات ناشي از تشابه اسامي کالاها،اولاً امکان درج عبارتهاي طولاني (حداکثر تا 60 حرف) براي نام کالا در نظر گرفته شده است تا بدينوسيله بتوان توصيف کاملي از کالا را درآن درج نمودو ثانياً امکان استفاده از شناسه ديگري بنام کد کالا در سيستم در نظر گرفته شده است. در مورد کد کالا نيز هيچ محدوديتيدر سيستم فرض نشده است و مي توان هر ترکيب دلخواه از حروف و اعداد فارسي و لاتين را به عنوان کد منظور نمود.حداکثر فضاي در نظر گرفته شده براي کد کالا 30 حرف مي باشد.

اگر چه با در نظر گرفتن سيستم انبار به فرم يکپارچه و بدون در نظر گرفتن  ساير سيستم هاي اطلاعاتي ،نام،کد و واحد کالا براي مشخص کردن آن کافي است،ولي با عنايت به ساير بخشهائي که بنحوي از اطلاعات کالاهاي سيستم انبار (به صورت دستي و مکانيزه) استفاده مي کنند،دو شناسه ديگر به نام هاي شماره فني وتوضيح نيز براي هر کالا در نظر گرفته شده است. شماره فني، عموماً به منظور درج part Number کالا(که حين  سفارش کالا به فروشنده هاي خارجي و داخلي و حتي تعدادي از مراکز مصرف قرار مي گيرد. حداکثر فضاي در نظر گرفته شده بار شماره فني 30 حرف مي باشد. در نهايت در صورت نياز،مي توان ساير اطلاعات مرتبط با يک کالا را در توضيح آن درج نمود. اين اطلاعات نيز ممکن است توسط بخش هاي مختلف سازمان مورد استفاده قرار بگيرند. حداکثر فضاي استفاده شده براي درج توضيح کالا نيز 60 حرف مي باشد.

بخش دوم از اطلاعات هر کالا به منظور اعمال اصول کلي کنترل مواد در موسسات توليدي در نظر گرفته شده است. سرمايه گذاري يک موسسه توليدي در موجوديهاي جنسي معمولا قسمت قابل توجهي از دارائيهاي جاري آنرا تشکيل ميدهد و حفظ تعادل ميزان سرمايه اي که در موجوديهاي جنسي مزبور مصرف مي شود بدون برنامه ريزي و کنترل دقيق موجود ي مواد ميسر نخواهد بود.

موجوديهاي زائد بر حد لزوم موجب افزايش هزينه هاي نگهداري کالاهاي مزبور مي شود که از آن جمله مي توان زيانهاي ناشي از ضايع شدن مواد ،اشغال فضاي اضافي در انبار و راکد ماندن سرمايه موسسه را نام برد. از طرف ديگر کمبود موجوديهاي جنسي موجب ايجاد وقفه در توليد،هزينه هاي گزاف ناشي از آماده کردن مکرر ماشين آلات جهت توليد در کنار افزايش هزينه هاي سفارش دادن مواد و به جريان انداختن صورتحسابهاي واصله خواهد شد.

در نظر گرفتن نکات فوق براي هر يک از مواد اوليه دخيل در توليد،منجربه محاسبه چهار رقم موجودي اساسي براي هر کالا خواهد شد. ميزان بهينه سفارش ،مقدار واحدي از کالاست که در هر بار خريد و سفارش کالا،در صورتي که ميزان سفارش مساوي مقدار مزبور باشد،بهترين راندمان توليد(از نظر مقداري و ريالي) را بهمراه داشته باشد. در حين تعيين اين عدد بايد به مسائلي از قبيل ميزان حداکثر موجودي کالا(قابل نگهداري و به صرفه)، ميزان حداقل موجودي کالا(با توجه به زماني که مقدار مشخص کالابه اتمام مي رسد و همچنين زمانيکه طول مي کشد تا کالاي سفارش شده به انبار برسد) و مسائل فرعي مثل تخفيف در خريدهاي عمده و انگيزه هاي ناشي از تغيير  قيمت  مواد اوليه توجه داشت. حداقل موجودي ،مقداري است که تحت هيچ شرايطي ،موجودي انبار نبايد از آن  مقدار کمتر شود(مگر در شرايط استثنايي و با مجوز افراد ذيصلاح). حداکثر موجودي مقداري است که بيشتر شدن موجودي انبار از آن غير لازم بوده و اقتصادي نمي باشد و در نهايت نقطه سفارش مقداري است که وقتي موجودي انبار به آن برسد، انبار دار  اقدام به صدور درخواست خريد مي نمايد. نقطه سفارش با توجه به فاصله زماني بين درخواست خريد تا رسيدن کالا به انبار  ونرخ متوسط مصرف آن کالاو عواملي نظير آن تعيين مي گردد، به نحوي که در شرايط عادي هنگام رسيدن کالاي درخواستي به انبار،موجودي آن کالا تقريباً برابر حداقل موجودي باشد.

از بين چهار مقدار فوق، بهينه سفارش صرفاً جنبه اطلاعاتي دارد و مي توان از آن در گزارشات مختلف استفاده نمود. ساير اطلاعات فوق، همواره در حين انجام عمليات مختلف مورد کنترل و بررسي قرار مي گيرند. در حين تنظيم برگه ورود کالا به انبار کنترل مي شود که هر کالا بيشتر از مقدار معيني در انبار موجودي نداشته باشد تا هزينه اي از اين طريق به موسسه توليدي تحميل نگردد. همچنين در حين تنظيم برگه صدور  کالا از انبار کنترل مي شود که موجودي کالا در انبار آنقدر کم نشود که يک قسمت توليدي بدليل کمبود مواد از کار بايستد. در مورد هر يک از سه حد بحراني يعني نقطه سفارش،حداقل موجودي و حداکثر موجودي،عمليات کنترل فوق الذکر فقط زماني فعال هستند که مقادير مربوطه در مشخصات کالا وارده شده باشند. به عبارت ديگر در صورتي که اين حدهاي بحراني را به ازاي کالاي تحت کنترل مشخص نکنيد، سيستم نيز هيچ کنترلي روي آنها انجام نخواهد داد. در آينده خواهيم ديد که شدت عمل سيستم در کنترل هاي فوق،بسته به نظر مسئول سيستم انبار قابل تعيين است. به عبارت ديگر , مسئول انبار مي تواند براي هر يک از استفاده کنندگان از سيستم ،شدت عمل کنترلهاي فوق را مشخص نمايد. مثلاً تعيين مي شود که سيستم در حين برخورد با خطاي کاهش موجودي نسبت به نقطه سفارش ،زماني که شخص مورد نظر شما در حال استفاده از سيستم است،ايا پيغام خطا بدهد و اجازه کاهش موجودي را به شخص مزبور ندهد ويا فقط يک هشدار بدهد و در صورت تائيد موجودي را از نقطه سفارش کمتر نمايد.

غير از کنترل هاي عملياتي فوق،گزارشات موجودي سيستم براي حدهاي بحراني نيز قابل تهيه هستند به اين صورت که مي توان فهرست کالاهائي که موجودي آنها از هر يک از حدهاي فوق فراتر رفته است(کمتر يا بيشتر شده است) را از سيستم دريافت داشت.

بخش سوم از اطلاعات هر کالا مربوط به روش قيمت گذاري مواد صادره از انبار مي باشد. در هر موسسه توليدي ، يکي از وظايف اصلي حسابداري صنعتي،تعيين قيمت مواد صادره از انبار مي باشد که اين وظيفه در صورت استفاده از سيستم کنترل انبار به طور کامل به عهده دارد کامپيوتر قرار مي گيرد . روش هاي مختلف و متعددي براي قيمت گذاري مواد صادره از انبار وجود دارد که بر حسب نوع کالا،شرايط موجود و سياست کلي شرکت ،به ازاي هر کالا يکي از روشهاي انتخاب خواهند شد. روش هاي پياده سازي شده در سيستم کنترل انبار عبارتند از:

-روش استاندارد:  دراين روش يک نرخ استاندارد توسط مسئولان در ابتداي سال يا دوره مالي براي مواد انبار محاسبه شده و تا پايان  دوره ، قيمت هاي مصوبه براي ثبت و انتقالات کالا بکار مي رود. در پايان هر دوره مالي،اختلاف قيمت استاندارد با قيمت  واقعي اقلام صادره  از انبار محاسبه شده و به عنوان "مغايرت مواد" در حسابهاي  مربوط ثبت مي شود تا قيمت تمام شده  محصول  بر اساس ارقام واقعي محاسبه گردد. در صورت استفاده از اين روش بايد براي  هر کالا،قيمت واحد و استناندارد آنرا نيز تعيين نمود.

-روش ميانگين  يا روش نرخ متوسط سيار: در روش قيمت گذاري سيار ،مواد صادره  به نرخ متوسط مواد موجود  قيمت گذاري مي شوند و پس از دريافت هر محموله تازه ،نرخ متوسط جديدي محاسبه شده و از آن به بعد در برگه هاي صدور کالا،از اين نرخ ميانگين  براي کالاهاي صادره استفاده مي شود. در صورتي که کالائي با استفاده از اين روش قيمت گذاري شده باشد، در حين تنظيم هر بر گه ورود مربوط به اين کالا،قيمت واحد کالا از استفاده کننده درخواست مي شود تا از آن در محاسبات ميانگين گيري استفاده شود. در حين تنظيم برگه هاي صدور مربوط به اين کالا،آخرين قيمت واحد ميانگين محاسبه شده به طور اتوماتيک در برگه صدور کالا درج خواهد شد.

در سيستم هاي دستي که از طريقه ثبت دوره اي موجوديهاي استفاده مي کنند، بدليل دشواري محاسبات در روش فوق، ممکن است از يک روش تقريبي نزديک به ميانگين به نام روش نرخ متوسط آخر ماه بجاي روش نرخ متوسط سيار استفاده شود. در اين روش،نرخ متوسط آخر ماه مواد صادره از انبار در طي هر ماه به نرخ معدل ماه قبلي (جمع بهاي خريد هر يک از کالاها تقسيم بر تعداد واحد آنها) قيمت گذاري مي شوند. همچنين ممکن است بجاي نرخ معدل انتهاي اين ماه نيز استفاده شود که در حالت اخير تنظيم اسناد حسابداري مغايرت مواد اجتناب ناپذير خواهد شد. از آنجا که انگيزه اصلي استفاده از اين روش سهولت محاسبات نرخ ميانگين و محاسبه اين نرخ ، يکبار براي يک ماه  مي باشد، در سيستم کنترل انبار  فقط روش ميانگين به صورت نرخ متوسط سيار پياد سازي شده است که در آن پس از هر بار ورود کالا،نرخ ميانگين به طور خود کار محاسبه مي شود واز روش متوسط آخر ماه دقيق تر است.

-روش اولين صادره از اولين وارده يا روش FIFO : در اين روش فرض مي شود که کالاها به همان ترتيبي که وارده انبار شده اند،از انبار خارج مي شوندو به عبارت ديگر کالاي صادره در وهله اول از اولين محموله رسيده به انبار برداشته شود تا کالاهاي مزبور تمام شوند و سپس از دومين محموله رسيده برداشته مي شود و بهمين ترتيب آلي آخر. بايد توجه داشت که ترتيب جريان قيمت گذاري کالا لزوماً با ترتيب عيني برداشت آن از انبار منطبق نيست  و استفاده از روش FIFO مستلزم اين نيست که اولين قسمت کالاي صادره از انبار ، حتماً از محل اولين محموله وارده به انبار صورت گيرد بلکه منظور اين است که صرفنظر از ترتيب واقعي جريان کالا،قديم ترين هزينه هاي تهيه کالا در اولين فرصت به حساب مرکز مصرفي که کالا را از انبار تحويل گرفته شده است منظور شود.

-روش اولين صادره از آخرين وارده يا روش LIFO : در اين روش فرض مي شود که اولين صادره از محل جديدترين خريد ها به عمل مي آيد  تا مواد مزبور تمام شود وسپس کالاهاي صادره از محل محموله ما قبل از آخر به عمل مي آيد و به هيمن ترتيب  الي آخر.

-روش هاي XFIFO و XLIFO: غير از چهار روش متعارف و کلاسيک فوق الذکر،دو روش XFIFO و XLIFO نيز براي استفاده در موارد بسيار استثنايي در سيستم کنترل انبار  در نظر گرفته شده اند . اين دو روش فقط در زماني کاربرد دارند که اولاً انبارهاي متعدد شرکت از نظر مکاني فاصله زيادي با هم داشته باشند( مثل انبار دفتر مرکزي و نمايندگي شرکت در استانها)،ثانياً کالا يا کالاهائي داشته باشيم که به بيش از يکي از اين انبارهاي متعدد تعلق داشته باشند و ثالثاً بنا به دليلي اصرار داشته باشيم که حساب يک کالا در انبارهاي مختلف ، بيه صورت جداگانه نگهداري شود(مثل مواقعي که شرکت در دفتر مرکزي و هر يک از شعب يا نمايندگي هاي خود سيستم هاي حسابداري مالي و صنعتي مجزائي دارد ولي همگي داراي يک سيستم انبار متمرکز در دفتر مرکزي مي باشند) در تمام روشهاي قيمت گذاري پيش گفته ،قيمت واحد به کالا نسبت داده مي شود و در هر لحظه هر کالا مستقل از انبار داراي قيمت واحد ثابتي است. در موارد استثنايي ممکن است مجبور باشيم که قيمت کالا يا کالاهاي مورد نظرمان را در هر انبار بطور جداگانه محاسبه نمائيم. در اين شرايط چنانچه نخواهيم(يا نتوانيم) کالاي مورد نظر را به تعدادي کالا که هر کدام به يک انبار تعلق دارند تفکيک کنيم، مي توانيم از روش هاي XFIFO يا XLIFO استفاده کنيم. اين روش ها  کاملاً مشابه  روشهاي FIFO و LIFO هستند با اين تفاوت که در صورت  استفاده از اين روشها، در محاسبات مربوط به تعيين قيمت کالاي صادره ، فقط از محموله وارده به يک انبار استفاده مي شود. به اين ترتيب بهاي کالاهاي صادره از انبارهاي مختلف ممکن است با هم تفاوت داشته باشند.

ثبت عمليات رفت و برگشت کالا ها

همانطور که قبلاً گفته شد،يکي از ارکان اساسي سيستم کنترل انبار برگه هاي رفت و برگشت کالاها هستند. اين برگه هابه منظور اعلام رخدادهاي انبار به سيستم مورد استفاده قرار مي گيرند. هر برگه شامل يکسري اطلاعات عمومي از قبيل شماره سريال برگه،تاريخ برگه،ملاحضات، ... و جدولي شمامل کالاهاي مرتبط با برگه بهمراه مقادير و مبالغ مربوط مي باشد. رخدادهاي مختلف انبار و عملياتي که بر روي کالاها انجام مي شود،در قالب 6 نوع برگه زير به سيستم معرفي مي شوند که عبارتند از برگه هاي ورود کالا به انبار،برگه هاي صدور کالا از انبار،برگه هاي تعديل موجودي کالا در انبار ،برگه هاي برگشت کالابه انبار،برگه هاي ارجاع کالابه فروشنده و برگه هاي ويژه . هرکدام از اين برگه ها داراي شماره سريال خاص خود هستند. اين شماره در حين تنظيم برگه جديدبه طور خودکار توسط خود سيستم توليد مي شود. همچنين هر برگه داراي تاريخ شخصي است و تاريخ برگه هاي مختلف بايد به نحوي تعيين شودند که کليه برگه هاي وارد شده به سيستم از يک توالي تاريخي منسجم برخوردار باشند. يعني در صورت وارد کردن مثلاً يک برگه ورود کالا به تاريخ 5/2/1372 ، نمي توان برگه ديگري مثل برگه تعديل موجودي به تاريخ 3/2/1372 رابه سيستم وارد نمود. هر برگه به يک انبار مربوط مي شود ودر ابتداي تنظيم هربرگه ،بايد انبار مربوط را مشخص نمود.

از بين انواع 6 گانه فوق برگه هاي ورود و صدور کالا از اهميت بيشتري برخوردارند ودر حين کاربا سيستم انبار ، اکثراً با اين دو نوعغ از برگه ها سر و کار خواهيم داشت. در هر برگه ورود کالا،مي توان تعدادي کالا را انتخاب نموده و در جدولي که به همين منظور در برگه تعبيه شده است قرار داد. به ازاي هر کالا مقدار وارده و قيمت واحد کالاي وارده در برگه درج مي گردند. در هر برگه صدور کالا نيز درست مثل برگه ورود عمل مي شود با اين تفاوت که اولاً قيمت واحد بطور خودکار براساس روش قيمت گذاري هر کالا محاسبه شده و در برگه ظاهر مي گردد و ثانياً به ازاي هر کالا علاوه بر مقدار صادره ،بايد مرکز مصرف تحويل گيرنده کالا نيز مشخص گردد.

برگه هاي برگشت و ارجاع  برگه هاي مستقلي نيستند و هر يک براساس يک برگه صدور يا ورود تنظيم مي شوند. به اين صورت که ابتداي يک برگه ورود يا صدور انتخاب مي شود و پس از آن مي توان تمام يا قسمتي از کالاهاي مندرج در برگه را به انبار بازگرداند و يا به فروشنده کالا ارجاع داد. دراين نوع از برگه ها محاسبات قيمت واحد انجام نمي شود و کالا با همان قيمت يا صدور، برگشت  يا ارجاع داده خواهد شد.

نحوه  استفاده از امکانات سيستم به منظور تنظيم برگه هاي رفت و برگشت کالا بسيار ساده است و در يک سيستم بلادرنگ (Oline) که در آن رخداد هاي انبار بلافاصله پس از وقوع پيوستن (يا با يک تاخير ناچيز) به سيستم معرفي مي شوند، به نحو احسن مي توان از اين برگه ها استفاده کرد. ولي اين برگه ها داراي محدوديت هائي هستند که استفاده از آنها در سيستم انبار به صورت دائمي و بلادرنگ ثبت نمي شوند بلکه عمليات انجام شده در يک محدوده زماني (مثل يک هفته يايک ماه) جمع آوري مي شوند و در پايان محدوده زماني مورد پردازش واقع  مي گردند. استفاده  کنندگان از روشهاي ثبت دوره اي دلايل  قابل قبول و توجيه کنند اي براي  روش خود  دارند مثل قطعي شدن هزينه هاي خريد کالا يا مشخص شده هزينه هاي سربار براي تعيين  قيمت واحد کالاهاي در جريان ساخت . از طرف ديگر،استفاده از سيستم بلادرنگ  فوق الذکر بر اساس برگه هاي رفت و برگشت کالا، به دليل محدوديت هائي که دارند،عمليات ثبت دوره اي  رخدادهاي انبار را با مشکلاتي مواجه مي سازد. اين محدوديت ها و مشکلات عبارتند از:

-برگه هاي مختلف حتماً بايد داراي توالي تاريخي باشند يعني امکان معرفي رخدادهاي مشابه (مثل وروديهاي يک انبار) در يک محدوده زماني و بدنبال يکديگر با استفاده از برگه هاي رفت وبرگشت کالا ميسر نيست. به اين ترتيب لازم است تا ابتداي برگه هاي مختلف(رسيد انبار يا حواله انبار)  را با هم مخلوط  نمود و سپس ترکيب حاصله را به ترتيب تاريخ مرتب کرد و پس از آن در قالب برگه هاي ورود و صدور کالابه سيستم وارد نمود.

-  هر برگه فقط مي تواند رخدادهاي يک انبار را در خود جاي دهد. بنابراين  در حين تنظيم برگه هاي مختلف  بايد مرتباً  برگه تنظيم  شده را ذخيزه کرد و براي يک انبار ديگر، اقدام به تنظيم يک برگه  جديد نمود. اين محدوديت  به همراه محدوديت قبلي  باعث مي شود که استفاده کننده از نرم افزار مجبور باشد عمليات ورود اطلاعات عمومي برگه ها را به دفعات تکرار کند و همچنين محبور است مرتباً از يک برگه ورود به يک برگه صدور و برعکس  برود و رخدادهاي  انبار  را در قالب  برگه هاي  متعددي به سيستم معرفي نمايند.

-تقدم و تاخير ثبت برگه هاي هم تاريخ ممکن است ممکن است منجر به بروز موجودي منفي در کالاهائي شود که واقعاً  موجود بوده و مصرف شده اند. همچنين اشتباهاتي که در ثبت برگه هاي قبلي پيش آمده و يا اشتباهاتي که در گذشته مستندات مبناي ورود اطلاعات رخ داده ، ممکن است زماني  خود نمائي کنند که کار از کار گذشته باشد. در سيستم هاي ثبت دوره اي بدليل اينکه در هر بار ورود اطلاعات، استفاده کننده حجم زيادي از رخدادها را به سيستم تغذيه مي کند،وقوع چنين اشتباهاتي اجتناب نا پذير است. همچنين چون تعداد زيادي از مستندات پردازش و کنترل نشده (مثل رسيد انبار يا حواله انبار) در هربار ورود اطلاعات در درست است اشتباهاتي  از قبيل  درج اقلام نادرست در مستندات يا استفاده  از واحد هاي شمارش نادرست در تنظيم آنها ممکن است در حين ورود اطلاعات مشکل آفرين گردند.

-به منظور رفع مشکلات فوق به جهت تسهيل عمليات تغذيه دوره اي رخدادهاي انبار ، ابراز ويژه اي به نام برگه هاي مرکب  در سيستم کنترل انبار تعبيه شده است. با استفاده  از برگه هاي مرکب مي توانبه يکباره تعداد زيادي از رخدادهاي  انبار (حداکثر 2000 رخداد) را بدون رعايت ترتيب خاص (از نظر انبار يا تاريخ يا ورود صدور)  در يک کالا تبديل مي شوند. مزاياي عمده اي که استفاده از برگه هاي مرکب به همراه  خواهد داشت اکثراً ناشي از قابليت کنترل دقيق رخدادها(از نظر توالي تاريخي، تعلق کالاها به انبار ها و کنترل موجودي منفي ) قبل از ثبت  نهائي برگه مرکب مي باشند. با استفاده  از امکانات موجود در برگه هاي مرکب ، مي توان رخداد هاي نا مرتب وارد شده را بر حسب تاريخ ، انبار ، ورود و صدور  و .... مرتب نمود وپس از آن به کنترل  صحت رخدادها پرداخت و پس از حصول  اطمينان از عدم وجود اشتباهات اطلاعاتي  و عملياتي ، اقدام به ثبت  يکباره  برگه مرکب نمود. هر برگه مرکب پس از ثبت به تعداد زيادي برگه هاي ورود و صدور ؟؟؟؟؟؟؟ کالا تبديل مي شود، درست مثل آنکه از ابتدا اطلاعات رابه فرم برگه هاي ورود و صدور به سيستم وارد کرده باشيد.

همانظور که قبلاً گفته شد، هر يک از برگه هاي رفت و برگشت کالا داراي يک شماره سريال به نام شماره برگه هستند. اين شماره به طور خودکار و در حين تنظيم هر برگه توسط سيستم مشخص مي گردد. از آنجا که در سيستم هاي ثبت دوره اي ، برگه هاي وارد شده( يا رخدادهاي وارد شده در برگه هاي مرکب) اکثرا براساس مستندات صادر شده از ساير قسمت هاي موسسه تنظيم مي شوند، به منظور شناسائي و دستيابي به اطلاعات وارد شده در قالب برگه هاي ورود و صدور کالا، امکان درج شماره برگه هاي اين مستندات در برگه هاي ورود و صدور کالا در نظر گرفته شده است. اين شماره ها عبارتند از شماره سند،شماره ارجاع  براي هر برگه ورود و صدرو کالا مقدار ثابتي در نظر گرفته شده است. به عبارت ديگر در هر برگه يک محل براي درج شماره سند و يک محل براي درج شماره ارجاع  منظور شده است. ولي براي ايجاد انعطاف بيشتر در تنظيم برگه ها، به ازاي هر سطر از هر برگه ( هريک از کالاها) محل جداگانه اي براي درج شماره درخواست منظور شده است. سيستم هيچ کنترلي از نظر توالي يا تکراري نبودن اين شماره  انجام نمي دهد  و اين شماره ها فقط جنبه اطلاعاتي دارند. اين شماره ها مي توان به منظور دستيابي به برگه مورد نظر استفاده نمود. در گزارشات مختلف سيستم نيز علاوه بر آنکه مي توان اين شماره ها را در گزارش درج نمود، قابليت مرتب کردن رخدادهاي انبار بر حسب هر يک از شماره ها در سيستم در نظر گرفته شده است.

گزارشات استاندارد سيستم انبار

گزارشات استاندارد در مقابل  گزارشات قابل تعريف سيستم قرار دارند و گزارشات هستند که داراي فرم استاندارد بوده و در حين طراحي سيستم  فرم معين و از پيش تعريف شده اي براي آنها در نظر گرفته شده است . اين گزارشات عبارتنداز :

گزارش رفت و برگشت عمومي کالا- اين گزارش فهرست کليه رخدادهاي انبار رابه ترتيب وقوع ارائه ميدهد. با اعمال شرايط مورد نظر بر روي اين گزارش  مي توان انواع ليست هاي پر کاربردي مثل ليست رخدادهاي ورود کالا به يک انبار بخصوص در يک محدوده زماني بخصوص را دريافت داشت.

گزارش کالاهاي بدون رفت و برگشت- يکي از مشکلات اصلي  سازمانها وجود کالاهاي راکد وبدون استفاده در انبار ها است. اين کالاها بدون دليل در انبار نگهداري مي شوند و علاوه بر مبلغ سرمايه راکد مانده، مشمول هزينه هاي انبارداري و اشغال فضاي انبار مي شوند. اين گزارش ،فهرست کالاهاي بدون رفت و برگشت دريک محدوده زماني مورد نظر را ارائه ميدهد.

کارت انبار و کارت حسابداري انبار يک کالا- فهرست رخدادهاي مربوط به يک کالا به همراه سير تغييرات مانده  کالا و همچنين سير تغييرات قيمت واحد و مبلغ مانده کالا دراين گزارشات ارائه مي شود.

گزارش کالاهاي وارده و صادره – فهرست رخدادهاي ورود يا صدور کالا در کل سيستم انبار در يک محدوده زماني مورد نظر ، توسط اين گزارشات بدست مي آيد. دراين نوع از گزارشات با اعمال شرايط مناسب مي توان انواع ليست هاي پر کاربردي مثل ليست کالاهاي مصرف شده توسط يک مرکز مصرف از يک انبار بخصوص و در يک محدوده زماني بخصوص را دريافت داشت.

گزراشات موجودي و موجودي ريالي- همانطور که از اسامي اين گزارشات بر مي آيد ، فهرستي از کالاها بهمراه موجودي يا موجودي ريالي آنها،در يک انبار مورد نظر يا در تمام انبارها، توسط اين گزارشات بدست مي آيد. با اعمال شرايط مناسب ، مي توان انواع گزارشات حدهاي بحراني  را نيز از اين گزارشات دريافت داشت(يعني گزارش کالاهائي که موجودي آنها از حداکثر موجودي بيشتر يا از حداقل موجودي يا نقطه سفارش کمتر شده باشد).

گزراشات ويژه و مجموعه هاي کالا – در سيستم انبار مي توان تعدادي از کالاها  مرتبط با يکديگر را در يک فهرست خاص به نام مجموعه کالا جمع آوري کرد. گزارشات ويژه همان گزراشات موجودي هستند که در آنها فقط کالاهاي موجود در يک مجموعه تعريف شده ظاهر مي شوند. مجموعه ها و گزارشات ويژه کاربردهاي بسياري دارند من جمله تهيه گزارش موجودي کالاهائي که از يک فروشنده خاص خريداري مي شوند ويا مجموعه کالاهائي که در توليد يک محصول خاص مورد استفاده قرار مي گيرند يا مجموعه کالاهائي که مشخصه مشترکي دارند مثل مجموعه قطعات يدکي يک دستگاه خاص.

گزارشات قابل تعريف سيستم انبار

با توجه به تنوع عناصر اطلاعاتي کالاها و رخدادهاي انبار،ممکن است اطلاعات ارائه شده در گزارشات استاندارد، شماره و تاريخ برگه هاي ورود،شماره رکورد و نام کالا بهمراه دارد مقدار و مبلغ وارده هر کالا نمايش داده مي شوند، در صورتي  که ممکن است در يک سازمان شماره سند و ارجاع هر يک از برگه ها بهمراه کد،شماره فني و قيمت واحد کالاهاي وارده مورد نياز باشند. واضح است که ترکيبهاي مختلفي از انواع عناصر اطلاعاتي را مي توان براي هر گزارش استاندارد در نظر گرفت که بهرحال ممکن است با خواست واقعي استفاده کننده منطبق نباشد. به منظور رفع اين مشکل اولا فرم چاپي  کليه گزارشات استاندارد سيستم به فرم قابل تعريف و پياده سازي  شده اند به صورتي که بتوان هر ترکيب دلخواه از عناصر اطاعاتي را در فرم چاپي گزارشات احضار نمود و از طرف ديگر به ازاي هر يک از گزارشات اصلي سيستم ، گزارشي به فرم قابل تعريف براي ارائه بر روي صفحه تصوير نيز در نظر گرفته شده است. اين گزارشات قابل تعريف  عبارتند از :

-  فهرست قابل تعريف کالاها

-  گزارش کالاهاي وارده

-  گزارشات کالاي صادره

-  گزارشات موجودي

وجود گزارشات استاندارد  بهمراه گزارشات قابل تعريف  فوق الذکر و همچنين فرم هاي چاپي  قابل تعريف  براي گزارشات استاندارد،محيط ايده آلي را براي اخذ اطلاعات مورد نياز از سيستم کنترل انبار فراهم مي آورد،به صورتي که چنانچه گزارشات استاندارد و از پيش تعريف شده  و جوابگوي نيازهاي موسسه نباشد،بتوان به سادگي گزارشات مورد نياز را تعريف نموده و از سيستم اخذ نمود. در هر يک از گروههاي گزارشات قابل تعريف،تعداد زيادي گزارش (حداکثر تا 250 فرم مختلف) قابل تعريف مي باشند و در حين  اخذ گزارش  مي توان هر يک از فرمهاي  تعريف شده را انتخاب نموده و اطلاعات مورد نياز  را در قالب آن دريافت داشت.

علاوه بر گزارشات قابل تعريف فوق که به منظور تکميل گزارشات استاندارد پيش بيني شده اند،گروههاي ديگري از گزارشات قابل تعريف مي باشند و در حين اخذ گزارش  مي توان هر يک از فرمهاي تعريف شده را انتخاب نموده و اطلاعات مورد نياز را در قالب آن دريافت داشت.

علاوه بر گزارشات قابل تعريف فوق که به منظور تکميل گزارشات استاندارد در سيستم پيش بيني شده اند، گروههاي ديگري از گزارشات قابل تعريف نيز در سيستم وجود دارند که بدليل ماهيت خاصي که دارند، فاقد فرمهاي استاندارد هستند و فقط به فرم  قابل تعريف  دريافت هستند. اين گزارشات عبارتند از :

-  گزارش گردش کالا

-  گزارش ريز مصرف

-  گزارش سر جمع

گزارش گردش کالا، فهرستي از کالاها را بهمراه موجودي  ابتداي دروه،عمليات مختلف در حين دوره  وموجودي انتهاي دوره ارائه مي دهد. امکانات مختلفي به منظور تفکيک يا تجميع  عمليات انجام شده بر روي کالاها، در حين تعريف يا اخذ اين نوع از گزارشات، در اختيار استفاده کننده قرار خواهند گرفت. به عنوان مثال  مي توان در ستونهاي گزارش  به ترتيب فقط  موجودي ابتداي دوره، وارده طي دوره، صادره طي دوره و موجودي انتهاي دوره را تعريف کرد و يا ميزان وارده يا صادره طي دوره را به عمليات مختلفي که منجر به افزايش موجودي کالاها مي شوند تفکيک کرد مثل وارده طي دوره™ جمع برگه هاي ورود+ جمع برگه هاي برگشت + جمع برگه هاي تعديل موجودي و ....

قبلاً به يک نوع خاص از گزارشات وابسته به مراکز مصرف اشاره کرده بوديم وآن گزارش کالاهاي صادره تحويل داده شده به يک مرکز مصرف بود. در صورتي که يک مرکز مصرف هر روز در دفعات مختلف کالاي بخصوصي را از انبار دريافت داشته باشد،با اخذ اين گزارش در يک محدوده زماني ،در سطرهاي مختلفي کالا يا کالاهاي  مشابهي تکرار خواهند داشت. به عنوان مثال يک خط توليد لوله  را در نظر بگيريد که هر روز به دفعات، کالاهائي مثل تسمه  فولادي يا ذغال جوش را از انبار دريافت مي کند.) واضح است که براي بررسي ميزان مصرف کلي کالاهائي مختلف  توسط يک مرکز مصرف،گزارش کالاهاي صادره،خيلي مناسب نميباشد. گزارش ريز مصرف در واقع همان گزارش کالاهاي صادره و تحويل داده شده به يک مرکز مصرف است که در آن مصرف تمام کالاهاي مشابه در محدوده زماني اخذ گزارش با هم جمع شده و هر کدام در يک سطر از گزارش ظاهر مي شوند. اين گزارش به منظور بررسي و تجزيه و تحليل ميزان مصرف مراکز مختلف موسسه بسيار مفيد خواهد بود.

به منظور تسهيل در تنظيم سند حسابداري  مواد مستقيم مراکز هزينه،گزوه ديگري از گزارشات به نام گزارش سرجمع  مصرف  در اين سيستم تعبيه شده است. مشخصه اصلي اين است که درهر سطر آن يک مرکز مصرف بهمراه جمع مبلغ مصرف آن در محدوده زماني مشخص شده،ارائه مي گردد. بنابراين با دريافت اين گزارش بهمراه اطلاعات مورد نياز در حسابداري  مثل شماره  حساب مرکز مصرف و ... مي توان عملاً سند هزينه مواد مستقيم را بطور اتوماتيک را سيستم کنترل انبار بدست آورد.

برگه هاي ويژه

برگه هاي ويژه نوعي از برگه هاي رف و برگشت كالا هستند كه با اهداف و مشخصات بخصوصي طراحي شده اند . اولا اين برگه ها به منظور تعيين مقدار موجو.دي كالاها را افزايش موجودي كالاها مورد استفاده قرار داده ميگيرند. به عبارت ديگر به وسيله اين برگه ها ميتوان موجودي برخي از كالاها را كاهش داد. ثانيا تعداد كالاهايي كه همزمان ودر يك بركه ميتوان نسبت به تعيين موجودي آنها اقدام نمود بسيار بيشتر از برگه هاي عادي بوده وبه 2000 كالا در هر برگه ميرسد. ثالثا به منظور تعيين موجودي كالاها در اين برگه ها نيازي به انتخاب تك تك كالاها نيست بلكه مي توان به يكباره تعداد بسيار زيادي كالاها (مثل تمام كالاهاي يك انبار ) را به داخل اين برگه ها فراخواني نمود ونسبت به تعيين موجودي آنها باسرعت عمل بيشتري اقدام نمود.

مشخصات فوق به منظور ايجاد پشتيباني وابزار لازم  در سه مورد استفاده زير به كار ميرود:

-در شروع  استفاده از سيستم مكانيزه انبارو به منظور تعيين موجودي ابتدايي كالا ها

-پس از انبار گرداني به منظور اعمال نتايج  شمارش به موجودي كالاها

-به منظور انتقال موجودي كالاها به سال مالي بعد (كه در پايان دوره مالي مورد استفاده قرار ميگيرد.

در شروع استفاده از كامپيوتر با تنظيم چند برگه ويژه ميتوان به سادگي موجودي ابتدايي كالاها را مشخص نمود وبه سيستم اعمال كرد.پس از آن ساير عمليات انبار توسط برگه هاي رفت و برگشت كالا يابرگه هاي مركب به سيستم وارد خواهند شد.

در سيستم كنترل انبار ابزار هاي ويژه اي به منظور پشتيباني و تهسيل عمليات انبار گرداني در نظر گرفته شده اند.اين ابار ها بدنبال هم زنجيره اي از فعاليتها را تشكيل ميدهندكه قسمت انتهايي آن را برگه هاي ويژه تشكيل ميدهند .در ابتدا ميتوان با استفاده از امكانات سيستم نسبت به تعريف جا نمايي و چاپ برگه هاي شمارش كالا tag) انبار گرداني) اقدام نمود .tag به صورت يك قطعه كاغظ با مشخصات مورد نظر چاپ خواهد شد . ميتوان به دلخواه tag هاي مختلفي براي دفعات شمارش مختلف تهيه نمود وعمل شمارش را با استفاده از اين برگه ها آغاز نمود .پس از آن ليست كنترل برگه هاي شمارش كه در آن ستوني براي درج موجودي كالا در كامپيوتر وستونهاي ديگري براي درج نتايج دفعات شمارش در نظر گرفته شده است را جاپ خواهيم نمود و نتايج شمارش را به ستونهاي آن ليست منتقل خواهيم كرد .حاصل عمليات انبار گرداني ستون شمارش نهايي از ليست كنترلي فوق است و بايد اين حاصل را به كامپيوتر منتقل نمائيم. بهترين روش براي انتقال حاصل عمليات انبار گرداني به كامپيوتر تنظيم برگه هاي ويژه است. كافي است محتويات ستون شمارش نهايي را به عنوان موجودي مورد نظر به كالاها نسبت دهيم.

بالاخره به منظور انتقال موجودي مقداري و ريالي كالاها به سال مالي جديد برگه هاي ويژه به عنوان واسطه عمل مي كند. بدين منظور برگه هاي ويژه اي در سال مالي جديد ساخته مي شود . اين برگه ها حاوي كليه كالاهاي موجود به همراه موجودي نهائي مقداري و ريالي و سال مالي قبل خواهند بود.

سير عمليات مورد نياز  در شروع بهره برداري از سيستم

مطالب اين راهنما با هدف ايجاد يك مرجع براي استفاده كنندگان از سيستم كنترل انبارتنظيم شده است به صورتي كه در حين كار با نرم افزار در صورت نياز به مطالعه قسمتي از راهنما بتواند به سهولت مطلب مورد نظر را يافته و مطالعه نمايند. در ابتداي كار و در شروع بهره برداري از سيستم عمليات مقدماتي خاصي به منظور فراهم آوردن اطلاعات پايه اي سيستم انبار مورد نياز است و در صورت عدم اجراي اين عمليات مقدماتي به ترتيب لازم در حين مطالعه راهنما و استفده از نرم افزار ممكن است با مشكلاتي مواجه شويد. واضح است كه اجرا و استفاده از اين ابزار ها به شرطي ميسر است كه قبلاَ انبار ها مراكز مصرف و كالاها را تعريف كرده باشيد. به هر حال پس از پشت سر گذاشتن مراحل ابتدائي و انجام عمليات مقدماتي مشكل خاصي در استفاده از اين راهنما  نخواهيد داشت مطالب فصول آينده بطور كلي منطبق با فهرست اصلي نرم افزاركه آن را در شكل زير ملاحظه مي نمائيد تنظيم شده اند:

 

 

در شروع  بهره برداري از سيستم ، لازم تا ابتدا انبارها و مراکز مصرف  سازمان خود را تفکيک و مشخص کنيد  وپس از آن فهرست مشخصات آنها را به سيستم وارد نمائيد. بدين منظور از امکانات تعريف انبار جديد و تعريف مرکز مصرف جديد که جزء امکانات امور جاري سيستم انبار مي باشند استفاده خواهيد کرد. پس اولين گام از آماده سازي يک سيستم کنترل انبار با مطالعه بخش (4-4)  از فصل چهارم يعني بخش امور مربوط به مراکز مصرف انبارها ميسر مي گردد.

مرحله بعدي معرفي کالا  و وارد نمودن  مشخصات هر يک به سيستم است. بدين منظور از امکانات مربوط به تعريف کالاي جديد که اين هم جزء امکانات امور جاري سيستم انبار است،استفاده خواهيد کرد. براي آشنائي با دستور العمل  تعريف کالاها مطالعه بخش (4-5) از فصل چهارم يعني بخش امور مربوط به مشخصات کالاها الزامي است. توجه داشته باشيد  که يکي از اساسي ترين مراحل در حين تعريف هر کالا مشخص کردن نحوه تعلق کالا به انبارها است،يعني بايد مشخص شود که اين کالاها در رابطه با چه انبار (يا انبارهائي) مي تواند موجودي رفت و برگشت داشته باشد.

در اين مرحله،پس از معرفي انبارها، مراکز مصرف و کالاها،  آشنائي با ابزارهاي ابتدائي و عمومي سيستم انبار کمک بزرگي در انجام عمليات خواهد بود. از اين ابزارها و بخصوص روش انتخاب يک انبار در مرحله بعدي استفاده خواهيم  کرد.